Papierloses Büro?

Ich bin mal wieder total genervt von meiner übervollen Ablage, Rechnungen, Belege, Papiere aller Art. Irgendwas muss passieren, zumal ich auch an zwei Standorten arbeite. Deshalb: das papierlose Büro.

Wer praktiziert schon das papierlose Büro? Komplett oder nur teilweise? Welche zusätzliche Hardware (Dokumentenscanner, Kombigeräte, etc.) nutzt ihr neben eurem Mac (oder PC)? Mit welcher Software scannt und verwaltet ihr eure Papiere?

Legt ihr die Daten nur lokal ab oder gehen die Docs und PDFs auch in die Cloud? Wenn ja, wohin? Evernote, Dropbox, Google Docs? Wenn nein, warum nicht?

Welche Probleme könnte das papierlose Büro bringen?

Ich bin für jeden Tipp und Hinweis dankbar.

Danke und rinjehaun ;)

10 Kommentare Schreibe einen Kommentar

  1. Hi,

    Gerade nach der Statistik des Economists (http://www.economist.com/blogs.....lumberjack) ist es neben der Zweckmäßigkeit auch ein sehr löblicher Plan :)! Thematisiert wird das papierlose Büro ja schon lange, aber jetzt scheint es auch langsam wirklich Realität zu werden.

    Wenn du eine komplett neue und innovative Lösung probieren willst dann lade ich dich ein bei uns (fileee, http://www.fileee.com) für die Beta-Phase zu registrieren :)!

    Liebe Grüße aus Münster
    Johannes

      • Wie sieht denn eigentlich deine derzeitige Lösung hierzu aus? Verwendest du schon Technologien?
        Und natürlich interessant zu wissen: Was fehlt den bisherigen Lösungen eigentlich dass 2012 noch so wenige in Richtung papierlos arbeiten :)?

        Ich muss sagen als größtes Problem war bei mir immer dass ich das Papierchaos nur vom Schreibtisch auf meinen Computer verfrachtet habe. Aber ungeordnet etc. war es dann immer noch … (das soll sich jetzt mit fileee ändern)

        • Im Moment beschränkt sich das papierlose Büro auf Evernote (Rechnungen in PDF) und Google Docs. Habe mir aber gerade einen mobilen Einzugsscanner geleistet, der demnächst hier reinschneien müsste.

          Jetzt will ich eigentlich alles was so an Papierzeug reinkommt einscannen und in PDF umzuwandeln. Mal schauen, wie das so in den täglichen Arbeitsablauf passt …

  2. Bei mir landet alles in DEVONthink Pro Office (http://www.devontechnologies.c.....ffice.html). DEVONthink Pro Office hat eine eigene Scan Schnittstelle, legt Scans gleich als durchsuchbare PDFs ab, kann mehrere Datenbanken handhaben, besitzt so etwas wie eie rudimentäre KI,… Als Scanner kommt noch ein alter Canon Flachbettscanner zum Einsatz, was etwas mühsam ist. Im Laufe des Jahres wird wohl ein ScanSnap diesen ersetzen (http://www.amazon.de/Fujitsu-P.....0038N4OA8/).

    Syncing ist für mich aktuell kein Thema, da ich DEVONthink Pro Office nur für den Hausgebrauch nutze. Allerdings gibt es Evernote Scripts (DEVONthink PRo Office hat selbst ein Export Script zu Evernote), die sich hier finden: http://veritrope.com/tech/evernote-devonthink/ und http://veritrope.com/tech/ever.....nk-export/

    Dropbox funktioniert wohl zwar (http://mosx.tumblr.com/post/45.....ng-dropbox), aber die DEVON Technologies rät wohl ab bzw. zur Vorsicht, da immer nur eine Instanz des Programms geöffnet sein darf.

    Ich hoffe, das hilft erst einmal für den Anfang weiter.

    • Schaue ich mir an. So was wie eine Evernote-Anbindung wäre schon wichtig, brauche die Daten teilweise an 2 Orten … Danke Dir :)

  3. Für den Fall, daß noch keine Scanner-Hardware vorhanden ist oder einmal größere Mengen eingescannt werden sollen, bieten wir einen einfachen Scanservice für Dokumente: https://www.dropscan.de/ – Inklusive direkte Anbindung an Deinen Dropbox Account. Dachte das könnte vielleicht interessant sein.

    Grüße aus Berlin

    Christian

    • Ist auch mal eine Ãœberlegung wert. Vielleicht sollte ich Euch mal meine Schuhkartons der letzten Jahre zuschicken :)

  4. Ich zitiere mich mal:
    –schnipp–
    Notizbüchlein, Notizzettel, Post it-Zettel, Sprachaufzeichnungen, Textdateien auf der Festplatte, spezielle Zettelkasten-Software, … jeder hat sowas, jeder benutzt sowas.

    Schon seit zig Jahren versuche ich, den Gedanken des papierlosen Büros umzusetzen. Zeitschriften, Magazine und Nachschlagewerke standen nur noch im Regal, darin nach Informationen zu suchen, wurde von Jahr zu Jahr weniger. Nicht nur wegen Ãœberalterung der Infos, nein auch aus Faulheit entschloss ich mich, irgendwann einmal diese Meterware durchzuarbeiten und nur noch die wichtigen Infos als Seitenausriss oder Textschnipsel aufzubewahren. Ãœbrig blieben wenige Ordner, deren Inhalt ich dann zu einem späteren Zeitpunkt einscannte und somit zum Nachschlagen auf der Festplatte zur Verfügung stand.

    Neue Infos aus gedruckten Informationsquellen wandern seitdem als Textauszug oder als Scan in den Computer. Erklärungen und Anleitungen in Form von PDF-Dateien werden von mir gerne anstelle der gedruckten Werke benutzt; meist lässt sich komfortabel in den PDFs suchen – zumindest aber liefern sie sehr oft eine größere Darstellung! Man denke nur einmal an all die “Sparversionen” von Anleitungen zu allerlei Equipment.
    –schnapp–

    Ich bin dann jahrelang mit Scribble Papers ‚glücklich‘ gewesen, dann aber auf Evernote umgestiegen.

    Noch mehr Infos zu meinem Evernote-Nutzen habe ich unter http://www.hsw.onpw.de/blog/tag/evernote/ in meinem Blog geschrieben – Vorsicht, es geht auch um die Nutzung beim Slotracing.

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